Planificación y claves en una auditoría

 La auditoría es la evaluación de un muestreo y los tiempos de la misma se cierran en la planificación. Para ello hay que conocer los procesos a auditar, el tiempo estimado y los responsables de la compañía que están implicados. 

Es importante estructurar la auditoría en una serie de fases con unos objetivos concretos para que pueda servir de guía durante la misma y se concluya con una buena comprensión del proceso auditado.

El proceso de la auditoría puede comprender 5 fases:

1. fase: Toma de contacto general…

En esta fase y en función del grado de confianza que se tenga con la persona a auditar, se explicará:

–       El propósito general de ala auditoria, si se centra en el cumplimiento de la norma , la eficacia o la mejora.

–       Que procesos y/o subprocesos abarca la auditoría.

–       Personas y tiempos implicadas.

–       El  propósito de obtener evidencias y posibles mejoras.

–       La fecha de entrega del informe.

Clave de fase 1. : especificar con tiempo las personas, duración de la auditoría y duración, sobretodo si hay que realizar desplazamientos para auditar.

2. fase: En el proceso…

Una vez se ha explicado el motivo de la auditoría se comienza con el proceso.

En esta fase es muy importante comprender todo el proceso. Aquellos procedimientos documentados ayudan en mayor medida a entenderlo mejor. Además, el auditado puede explicar el mismo el proceso con sus palabras o con un ejemplo.

Clave de fase 2. : comenzar con preguntas amplias y generales para posteriormente poder hacer preguntas mucho mas concretas.

3. fase: encontrar evidencias…

La tercera fase viene determinada por la búsqueda de evidencias para verificar si el proceso se cumple. Para ello el auditor debe:

–       Hacer preguntas, revisar documentos, registros  y observar.

–       Comunicar. Si el proceso no está claro o no existe suficiente información hay que volver a preguntar para obtener mayor conocimiento y determinar si hay o no una no conformidad.

–       Trasladar los hallazgos. En el momento de tener claro las conclusiones derivadas de la auditoría es mejor trasladarlas al auditado para evitar sorpresas.

Clave de la fase 3. : si ha encontrado un problema en una muestra, hay que ampliarla y verificar si el problema persiste.

4. fase: revisar las notas…

Antes de cerrar la auditoría conviene revisar las notas tomadas para asegurarse de haber cubierto todo lo necesario.

Clave de la fase 4: Ser selectivo en las notas y apuntar la información necesaria, así como ejemplos concretos de lo auditado.

5. fase: cierre de auditoria

En el momento del cierre de la auditoría hay que comentar brevemente las áreas de conformidad y explicar las posibles no conformidades.

Posteriormente se va a redactar el informe final, por lo que conviene explicar al auditado que se debería hacer en el caso de existir no conformidades.

Clave de la fase 5. : Usar el mismo tipo de lenguaje y terminología.

Esta estructuración en cinco pasos y sus claves servirán para no olvidar los pequeños detalles en la auditoría de proceso