Recomendaciones para planificar la ruta de auditoría de un proceso

El objetivo de un auditor es obtener evidencias objetivas y contrastables durante el proceso de auditoría. Por ello, se debe preparar con carácter previo, la ruta de actividades a revisar durante dicho proceso.

En el momento de auditar un proceso, la variedad de actividades que lo componen pueden hacer difícil el contraste y la evaluación por parte del auditor. Por ello, es fundamental realizar una adecuada planificación inicial de la ruta de auditoría, y así no “perder” ningún dato o evidencia importante por el camino.

¿Cuál es la actividad que debería conocer y evaluar primero?, ¿cuál debería ser la última? y ¿por qué?

Observa los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1: Auditamos el proceso de ventas de la Empresa A, según la siguiente secuencia de actividades:

•  1º: Objetivos de ventas.
• 2º. Actualización del catalogo
• 3º. gestión de solicitud del cliente
• 4º. planificación de visitas
• 5º. oferta de precio
• 6º. revisión de contrato
• 7º: contratación y formación /equipos 

¿Por qué revisamos al final la formación? ¿Por qué primero revisamos los objetivos?

Esta actividad será la primera puesto que se podrá conocer la importancia del resto de actividades del proceso. Al haber auditado las anteriores, se habrá podido conocer a las personas, su formación, el lugar que ocupan en el proceso, etc. Por el contrario, si se audita al inicio, se evaluaran nombres al azar y no se sabrá qué lugar ocupan o si la formación es la adecuada.En el caso de que exista una actividad desempeñada por equipos de trabajo, la actividad de formación debería ocupar igualmente, el último lugar, ya que al llegar a éste punto de la ruta de auditoría, el auditor podrá conocer los equipos que están siendo utilizados.

Ejemplo 2: Auditoría del departamento de compras de la Empresa B.

• 1º: Objetivos de ventas.
• 2º. Comercial/contratos
• 3º. pedidos
• 4º. proveedores
• 5º. Entrada de productos
• 6º. Indicadores
• 7º. Mejoras
• 8º. Formación

¿Auditamos primero los pedidos o los proveedores?

Es recomendable auditar primero los pedidos y después los proveedores. Si auditamos pedidos primero, conocerás que pedidos se han realizado a proveedores concretos y posteriormente conocerás, en el momento de auditar proveedores, a qué proveedores se ha solicitado el producto.

 En relación a las acciones de mejoras y acciones correctivas, ¿Cuándo las auditamos, al principio o al final?

En este caso, la revisión de las mejoras o las acciones correctivas del proceso se puede realzar a lo largo del proceso de auditoría. Si además, se conoce al inicio del proceso, qué mejoras y/o acciones correctivas existen, se podrá comprobar su implementación y eficacia.